Verteidigung  /Öffentlicher Auftraggeber (ÖAG)

Für viele mitelständige Firmen ist der spezielle Geschäftsprozess und Umgang mit dem ÖAG über die Jahre „verkümmerst“ bzw. unbekannt, da er in großen Teilen nicht einem B2B oder B2E Prozess entspricht. Die richtigen Weichen müssen frühzeitig gestellt werden, um im späteren Geschäftsverlauf keine finanziellen Nachteile zu erleiden.

Folgende Schritte müssen zuerst geplant und vorbereitet werden, um ein prüffähiges, den Vergaberichtlinien des Öffentlichen Auftraggebers  entsprechendes Angebot erstellen  bzw.  ausführen zu können. Wir beraten und begleiten Sie auf jedem Schritt und nehemn, falls gewünscht, Grundsatz, Preis und Kostenprüfungen für Sie wahr.

Vorarbeiten :

• Kostenstruktur des Unternehmens auf öffentliche Aufträge vorbereiten, d.h. z.B. Kostenstellen und Kostenträger auf die bevorstehenden Aufträge umstellen, um öffentliche Aufträge kostentechnisch separat abwickeln zu können.
• Ggf. bedeutet das auch organisatorische Anpassungen der Unternehmensstruktur um einen prüffähigen Kostenrahmen zu gewährleisten
• Festlegung von nachvollziehbaren Verteilerschlüsseln von SGA, IT, HR, SCM, sonstige Kosten und ÖAG Sonderkosten
• Prüffähigkeit der Kostenstruktur und Kostenverteilung gemäß den Vergabe Richtlinien herstellen
• Aufbau von Expertise für Grundsatz und Projekt,- Stundensatz,- und allgemeine Preisprüfungen des ÖAG

Angebotserstellung :

• Genaue Betrachtung der Ausschreibung um alle Elemente zu erfüllen zu können, die erfüllt werden müssen, damit das Angebot berücksichtigt werden kann
• Erstellung eines Zeitplans /Projektplans, bis wann welche Unterlagen vorliegen müssen
• Zeit einplanen für externe Dokumente, z.B. Polizeiliches Führungszeugnis, Behördliche Bescheinigungen etc.
• Festlegung und Verteilung der entsprechenden Aufgaben und Angebotsteilbereiche im Unternehmen ggf. Vergabe von Teilbereichen an externe Dienste (Wer macht Was bis Wann)
• Ernennung eines Angebotsverantwortlichen /Projektmanagers, der innerhalb des Unternehmens für die zeitgemäße Fertigstellung des Angebots verantwortlich ist

Auftragserteilung :

• Einsteuerung des Auftrages in die richtige / vorbereitete Kostenstruktur und entsprechende Organisationsstruktur
• Sicherstellung, dass Materialien, Stunden und Leistungen richtige gebucht werden, Nachweisführung des SCM Prozesses mit entsprechender Dokumentation erforderlich